メール対応の三原則!丁寧に、簡潔に、過不足なく。

在宅事務ワーク

こんにちは。
web事務アシスタントのおぐろです。

 

専業であっても、副業であっても、
個人で仕事をする場合、

まずは一人で、全てのことをやらなくてはいけませんよね。

潤沢な資金があれば、最初から他力を使う。
ということも可能ですが、

なかなかそういう方は、いないのでは。
と思います。

 

お一人様起業で、意外と時間を取られるのが事務作業。

・始めはそんなに申し込みが来ないだろう。
・まぁ、なんとかなるだろう。
・考えたくない(笑)

というような理由から(?)
ついつい、後回しになりがちですね。

まずは、事務導線から整える!整えた!
という方、たぶんまだ、お会いしたことありません。

 

お申込みのメール対応を例に挙げてみると・・・
お客様お一人につき、

・お申込みお礼メール(詳細案内、入金案内含む)
・入金お礼メール
・リマインドメール(事前案内・発送案内)
・後日お礼メール

と、基本的に、上記4パターンのメールを送信します。

 

例えば、ひとつの講座・レッスンに、
4人のお申込みがあったとすると、
単純に16通のメール送信が必要となります。

例えば、商品が3つ売れたとすると、12通。

何か質問事項があったり、
なかなか入金が確認できない場合など、
スムーズにいかないことも多々あるので、

そうなると、
送信するメールはさらに増えます!

 

事務作業が苦にならない。
パソコン、そこそこ触れる。
という方は、それなりにご自分でされるので良いのですが、

苦手な方は、パソコンの前で格闘すること・・・
トータル何時間くらいでしょうか??

 

お一人様起業に便利なツールもたくさんあるので、
そういったツールを使うことも、
お勧めしたいところではありますが、

 

そもそも、メールに何を書いたらいいのかが、わからない。
という声を、お聞きすることもあります。

 

 

ビジネスメールの内容、文言には、
だいたいのパターンがあるので、
それに当てはめていけば良いのですが、

・丁寧な言葉で
・簡潔に
・過不足なく

書くことが大切です。

 

・丁寧な言葉で
お仕事なので、あまりフレンドリーすぎない言葉遣いが好ましいです。
かといって、カッチカチにかしこまって、敬語が重なりすぎると、それも違和感があるので、適度に丁寧な敬語を使いましょう。

・簡潔に
文章で物事を説明するのは、本来とても難しいことでもあります。
できるだけ、回りくどくなく、伝えるべきことを手短にお伝えすること。
これが一番難しいところかもしれません!

・過不足なく
お伝えするべきことが、漏れていてはいけないのですが、あれこれと内容を盛り込みすぎても、これまたよくありません。
文章が長くなって、ごちゃごちゃしすぎると、本当にお伝えしたいことがボヤけてしまいます。
ご案内事項が多い場合は、罫線で区切ったり、箇条書きをすると読みやすくなります。

 

全体の体裁としては、基本的な構成を決めておくと、毎回メール作成のたびに悩まずに済みます。
ご自身のテンプレート(ひな形)を作っておかれたら、時短になり便利ですよ。

 

そして最後に・・・
必ず、送信前の確認を!

・お名前の間違いや、敬称(様)漏れがないか。
・お申込み内容(特に日時)に間違いがないか。
・添付資料の貼り忘れはないか。

など、チェックしてから送信してくださいね。

 


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